Tips voor event managers: zo kiest u event management software


Als event manager weet u hoeveel er komt kijken bij het organiseren van een evenement. Van de uitnodigingen tot de marketing en van interne communicatie tot personeelsplanning: een event manager houdt veel bordjes tegelijk in de lucht. Event management software kan uw werk een stuk gemakkelijker maken. Maar hoe maakt u nou de juiste keuze uit de enorme hoeveelheid aanbieders? We helpen u op weg.

Waarom event management software?

Tot voor kort werkten veel event managers met losse softwaretools voor verschillende aspecten van evenementenorganisatie. Ze gebruikten bijvoorbeeld een apart registratieprogramma voor de genodigden, met daarnaast een speciale tool voor projectmanagement en een los programma voor de marketing. Omdat niet alle programma’s informatie met elkaar kunnen uitwisselen, leverde dat vaak extra werk op.

Tegenwoordig kiezen event managers steeds vaker voor één totaaloplossing in de vorm van event management software (EMS). Deze software bundelt alles wat er bij event management komt kijken in één platform. Van registratie tot aan facturatie en alles ertussenin.

Het grote voordeel van EMS is dat u als event manager niet alleen alle informatie in één tool beschikbaar hebt, maar ook dat de gegevens in de tool goed gebruikt kunnen worden bij een volgend event en goed inzicht geeft in de aantallen. Dat maakt de organisatie van een congres, festival of beurs een stuk efficiënter.

Hoe kiest u de juiste event management software?

Duikt u in de wereld van event management software? Dan ontdekt u al snel dat het aanbod gigantisch is. Een paar tips op de keuze gemakkelijker te maken:

1.     Kies software die past bij de omvang van uw events

One size fits all gaat bij EMS zeker niet op. Want voor een groot internationaal congres heeft u ingewikkeldere software nodig dan voor een klein en overzichtelijk evenement. Kies dus voor software die past bij het soort evenementen dat u organiseert. Het is zonde om een groot en duur softwarepakket aan te schaffen, terwijl u toe kunt met een eenvoudiger programma.

2.     Vergelijk prijzen nauwkeurig

Daarnaast spelen kosten natuurlijk een rol. Aan de aanschaf van EMS hangt in de regel een prijskaartje. Dat kan afschrikken, maar bedenk dat de kans groot is dat u de investering snel terugverdient. U werkt efficiënter en de ticketverkoop krijgt bij de juiste inzet van de software een boost. Desalniettemin loont het om verschillende EMS-aanbieders op prijs met elkaar te vergelijken.

3.     Check of de software white label is

Heeft u een softwareprogramma op het oog? Check dan of het white label is. Dit wil zeggen dat u alle uitingen – zoals mails, uitnodigingen en de website – in de huisstijl van uw eigen organisatie of klant kunt communiceren.

4.     Lees reviews en vraag rond

Onze laatste tip: het wemelt op internet van de reviews. Wat schrijven (of vertellen) event managers over de software? Informatie van andere gebruikers kan heel waardevol zijn bij het maken van de juiste keuze. Capterra is hier een goed platform voor die allerlei soorten software vergelijkt en reviewed.

Event management software om in de gaten te houden

Er is veel professionele, innovatieve event management software beschikbaar. Deze lijst is dus zeker niet compleet, maar dit zijn vijf aanbieders die u als event manager in de gaten kunt houden:

Momice

Het van origine Nederlandse Momice biedt alles-in-één software voor event professionals: van de registratie, tickets en het bouwen van websites tot de uitnodigingsmail, statistieken en enquêtes. De software is AVG compliant en dat is belangrijk omdat er bij evenementen vaak veel klantgegevens worden verwerkt. Het Nederlandstalige team van Momice geeft trainingen zodat u de software binnen no time in de vingers hebt.

Dashboard features from Momice on Vimeo.

Eventbrite

Eventbrite is een grote Amerikaanse speler op de evenementenmarkt, vooral bekend van de ticketverkoop. Maar Eventbrite heeft ook een cloud based app speciaal voor event managers. En die app bevat zo’n beetje alle facetten die komen kijken bij de organisatie van een evenement. Heel handig zijn de on-site tools voor de inloop van bezoekers. Mobiele tickets kunnen bijvoorbeeld razendsnel worden gescand. Voor planning en advies op locatie heeft Eventbrite mensen beschikbaar, aangezien ze een kantoor in Amsterdam hebben.

eventbrite

 

Azavista

Nog een Amsterdamse aanbieder van alles-in-één event software: Azavista. Het bedrijf is opgericht door een aantal web- en IT-specialisten in samenwerking met een groep professionals uit de reis- en eventindustrie. De software van Azavista helpt u onder andere bij taak- en projectmanagement, de registratie van bezoekers, het bouwen van een event app en het boeken van hotels, zalen en sprekers.

Azavista

 

Cvent

De software van Cvent wordt door event managers in meer dan 100 landen gebruikt. Met Cvent zet u gemakkelijk multi channel marketing campagnes op. Organiseert u een evenement in het buitenland? Cvent heeft een wereldwijde database met geschikte locaties. Ook heel handig: tijdens het event houdt u alles via het real time dashboard in de gaten, van bezoekersaantallen tot live enquêteresultaten.

 

Cvent

 

Aventri

Het Amerikaanse cloud based open source platform Aventri ging tot juli 2018 door het leven als etouches. Met de nieuwe naam – een samentrekking van de woorden avenue, events en entry – wil het bedrijf zich nog meer profileren als innovatieve voorloper op de markt van de event management software. Prettig aan Aventri is dat de software helemaal kan worden aangepast op de behoefte van de event manager. Natuurlijk krijgt u bij Aventri ook weer de essentiële modules voor registratie, data-analyse, marketing en taakmanagement.

Aventri

 

 

Evenement organiseren in Amsterdam? Theater Amsterdam is dé plek voor uw congres, conferentie of concert. Wilt u meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.