6 tips voor het organiseren van een virtueel kick-off event

6 tips voor het organiseren van een virtueel kick-off event

test
Delen

Een nieuw jaar of nieuwe periode aftrappen met een organisatie? Het leukst en het meest effectief hiervoor is een kick-off event. De neuzen dezelfde kant op, de why weer helder en iedereen mee in de positieve vibe. Niets is zo lekker als dat om de inspiratie weer te laten stromen. Overslaan is geen optie, als je het ons vraagt. Zo’n event kan in tijden van virussen en lockdowns namelijk ook heel goed virtueel. Een voordeel is juist, dat het vaak minder voorbereidingstijd vergt dan een offline event. Het virtuele kick-off event kan binnen een paar dagen opgezet worden. Hoe dan? We hebben 6 tips voor je.

 

Tip 1: voor een succesvol virtueel event: ambitie en doelstelling bepalen

Online events zijn net als live evenementen een belangrijke tool van de marketing strategie van een merk. Het is dan ook belangrijk om in de startfase goed de doelstellingen en strategie te bepalen die je wilt overbrengen op jouw doelgroep. Vervolgens kritisch bekijken welke middelen nodig zijn om een succesvolle campagne te starten en goed te kijken of deze koers overeenkomt met de merkbelofte. Anders dan bij een Live event kan je de experience al goed inzetten in het voortraject door bijvoorbeeld vooraf het publiek al te prikkelen met inhoudelijke content. Daarmee wordt betrokkenheid van de bezoeker gestimuleerd. Inmiddels is er een groot aantal Event marketing bureaus die hierin de afgelopen maanden verder gespecialiseerd zijn om deze doelstellingen op een innovatieve wijze vorm te geven in een Virtueel event dat impact maakt bij de bezoeker. Zo laten bureaus als D&B eventmarketing, XSAGA en Effectgroep in deze tijden zien dat Online events met de juiste strategie heel succesvol zijn.

 

Tip 2: voor een sfeervol en energiek online kick-off event: maak gebruik van een inspirerende ruimte

Dat het een online event is, betekent niet dat er geen podium nodig is. De ruimte waarin het event gehouden wordt draagt voor een groot deel bij aan de sfeer. Een belangrijke vereiste van de ruimte zijn grote beeldschermen. Voor zowel de sprekers als het publiek is het belangrijk voor de connectie met elkaar om het publiek te kunnen laten zien. Een groot scherm wordt een virtuele tribune en is tegelijkertijd een giga decor. En hoe groter dat scherm is, hoe meer het kick-off event gaat leven. In onze XL Studio is het enorme scherm van 500m2 het decor, wat direct al veel doet voor de sfeer. Dit maakt het tot een fantastische locatie voor online events. De zaal is volledig ingericht op livestreams en studio-opnames dus met een regisseur, professionele camera’s en een enorme internetbandbreedte komt dit event echt binnen bij alle online deelnemers. TEDx Amsterdam Women 2020 maakte gebruik van het giga decor door dit met prachtige content te vullen en creëerde drie settings naast elkaar op het podium.

TEDx Women 2020
Foto:  Rebekka Mells – TEDxAmsterdam Women 2020 mede georganiseerd door Buro Anne.

 

 

Tip 3: voor een ‘drukbezocht’ virtueel kick-off event: korter aanlooptijd en programma

Omdat gasten niet hoeven te reizen voor een online event, is het makkelijk om je als bezoeker in te schrijven. En is een virtueel evenement makkelijker in de agenda in te passen, hierdoor kan later worden begonnen met uitnodigen. Deelnemers van online events zijn zelfs minder geneigd zich aan te melden voor een event dat te ver in de toekomst ligt. Daarnaast zijn de programma’s van online events vaak korter en compacter dan live events. Er zijn minder pauzes en netwerkmomenten en het is belangrijk om de deelnemers steeds te boeien achter de laptop. Om dit te bereiken is de tip om een kort dynamisch programma samen te stellen en ook aandacht te besteden aan het kiezen van een dagvoorzitter. Met online events is het aan te raden om iemand in te schakelen die gewend is voor de camera’s te staan en voldoende ervaring heeft om het gehele programma goed aan elkaar kan praten. Zoals bijvoorbeeld Humberto Tan die het media event van GroupM in goede banen heeft geleid.

TYNY 2020 Livestream event
Foto:  Menno Ridderhof - TYNY 2020 event georganiseerd door GroupM

 

 

Tip 4 voor een virtueel kick-off event met betrokken deelnemers: stimuleer interactie

Kick-offs, on - of offline, vallen of staan met het wij-gevoel. Of het nu om een nieuwe periode voor een organisatie gaat, of de introductie van een project of product. Het idee is hetzelfde: Wij gaan hier met zijn allen voor! Het wij-gevoel kan bij online events wat extra aandacht gebruiken en daarom is interactie tijdens het event essentieel. Gebruik de chatfunctie hierbij. Stel af en toe vragen en zorg dat er tijdens het event een chat-manager is die met regelmaat geraadpleegd wordt om problemen met de verbinding te signaleren en de goede vragen eruit te pikken. Een online quiz of poll zijn ook leuke manieren om de deelnemers betrokken te houden en te peilen of de neuzen écht dezelfde kant op staan. Om het wij gevoel te vergroten kan ook gedacht worden aan het toesturen van een belevingspakket, die bij alle deelnemers wordt thuisbezorgd. Denk aan een fles bubbels die je allemaal op hetzelfde moment kan openen, een mini confetti kanon, een mooi diner samengesteld door een sterrenchef dat de deelnemer zelf kan afmaken en op die manier toch met alle collega’s kan genieten van een mooi diner. Zo heeft Capgemini haar medewerkers op die manier in de watten gelegd en het grootste online kerstdiner ter wereld georganiseerd i.s.m. Joris Bijdendijk.

 

CapGemini Kerstdiner
Grootste kerstdiner ter wereld van CapGemini

 

Tip 5 voor een digitaal kick-off event: regel de techniek goed

Als je het goed wil doen, ben je er nog niet met een zaal en een cameraatje. Een echte beleving creëer je met meerdere camera’s, goed geluid, spectaculair licht, een groot scherm en projectoren. Internet moet een behoorlijke bandbreedte hebben om het spektakel live naar het thuispubliek te brengen. Deze apparatuur en programma’s moeten bediend en op elkaar afgestemd worden door mensen die er verstand van hebben. Check goed of de locatie waar jij je event wilt hosten dit geregeld heeft. Onze XL Studio is perfect voor een livestream en huur je met alle apparatuur én een crew die al die techniek uit handen neemt.

Deloitte Fast 50
Deloitte Technology Fast 50 georganiseerd door IINII

 

Tip 6 voor een optimaal virtueel kick-off event: maak gebruik van de voordelen

Dit zijn de voordelen van online events:

  • Het programma is korter: Zorg voor een compact en afwisselend programma van 2 a 3 uur om de deelnemers optimaal te kunnen inspireren tijdens het event.
  • Je kunt het event opnemen. Degenen die het gemist hebben, zijn nu toch nog in de gelegenheid om het terug te kijken en daarom is het bereik groter.
  • Online evenementen kunnen binnen een paar dagen georganiseerd worden. Dus ook als er snel geschakeld moet worden, is een online event een goede optie.
  • Online events zijn goedkoper, alleen al omdat de kosten voor de catering wegvallen. Dat geld kan ergens anders aan besteed worden. Een duurdere spreker of een mooiere locatie bijvoorbeeld.
  • Interactie voor en na het event is makkelijker. Vooraf het publiek warm maken, naderhand een survey verspreiden. Het werkt makkelijker om dat alles digitaal is. Ideaal om het effect van het event of de ROI-gegevens te onderzoeken.

 

Theater Amsterdam heeft de Theaterzaal omgebouwd naar een XL studio voor livestream events. Benieuwd hoe jouw virtuele evenement bij Theater Amsterdam eruit kan zien? Download hier onze brochure voor de mogelijkheden.