Artificial Intelligence wordt vaak besproken als belofte voor later, maar Part of the Narrative maakt het juist praktisch voor nu. Met hun workshops helpen zij eventprofessionals AI slim toe te passen in conceptontwikkeling, contentcreatie en voorbereiding. Om workshopdeelnemers een paar keer per jaar bij te spijkeren over de nieuwste snufjes en tools, ontwikkelden zij DemoClub: een inspirerend format waarin AI live wordt getest met echte input en realistische scenario’s. De allereerste editie vond plaats in Theater Amsterdam, waar Xander Kranenburg en Wytze de Haan lieten zien wat er vandaag al mogelijk is met AI binnen de evenementenbranche. Concreet, toepasbaar en direct relevant voor iedereen die werkt aan concept, content en uitvoering.

Image

Tijdens DemoClub kwamen eventprofessionals samen die wilden ontdekken hoe AI vandaag al kan helpen in de voorbereiding én uitvoering van events. In Theater Amsterdam werden tools niet alleen getoond, maar ook direct uitgeprobeerd in een omgeving waar ruimtelijke en technische keuzes meteen voelbaar zijn. De insteek van de middag was helder: laten zien welke tools er zijn, hoe ze worden gebruikt en wat dat betekent in de praktijk. Door bewust te kiezen voor live demonstraties werd zichtbaar hoe AI zich gedraagt met echte input, en waar het in een realistische setting juist extra waarde toevoegt.

Van idee naar briefing: sneller starten met spraak-naar-tekst

Een van de eerste toepassingen die werd gedemonstreerd, was spraak-naar-tekst. In plaats van ideeën na een overleg of locatiebezoek achteraf uit te typen, werd een eventconcept letterlijk uitgesproken en direct omgezet naar tekst. Tools zoals Wispr Flow laten zien hoe gesproken input kan worden gebruikt als basis voor een eerste briefing of programmastructuur. Ook het vastleggen van key messages voor sprekers, of het uitschrijven van een ruwe opzet voor aankondigingen en uitnodigingen kan zo direct vanuit een gesprek ontstaan. Voor events betekent dit vooral tijdwinst aan de voorkant. Ideeën blijven niet hangen in losse notities of hoofden, maar worden snel vastgelegd in samenhangende teksten. Zeker in fases waarin meerdere stakeholders betrokken zijn, helpt dit om sneller tot een gedeeld vertrekpunt te komen.

Van technische input naar overzicht in de voorbereiding

Ook het verwerken van grote hoeveelheden informatie kwam aan bod. Daarbij werd getoond hoe verschillende documenten en bronnen samen kunnen worden geanalyseerd, waardoor verbanden sneller zichtbaar worden en vervolgvragen gerichter kunnen worden gesteld. DemoClub liet zien hoe AI-tools zoals NotebookLM kunnen worden ingezet om omvangrijke documenten terug te brengen tot de essentie.

Denk aan technische plannen, draaiboeken, programmaschema’s of input van meerdere betrokkenen die samenkomen in één document. Ook briefings voor leveranciers of sprekers kunnen zo sneller overzichtelijk worden gemaakt, terwijl documentatie die normaal veel tijd kost om door te nemen direct kan worden teruggebracht tot de kern. In NotebookLM kunnen bovendien visuele samenvattingen en infographics worden gegenereerd die complexe schema’s inzichtelijk maken. Daarnaast kan er eenvoudig een dynamische podcast worden gemaakt van een briefing, waardoor medewerkers informatie vooraf kunnen beluisteren in plaats van lezen.

Zo ontstaat sneller inzicht in wat relevant is voor de volgende stap in het proces. Dat helpt om keuzes voor te bereiden over hoe een event zich ruimtelijk en technisch moet gaan vormen, nog voordat productie op gang komt.

Image

AI-visuals als richtinggevend hulpmiddel

Op visueel vlak werd AI ingezet om concepten direct zichtbaar te maken en opdrachtgevers al in een vroeg stadium mee te nemen in een nieuwe richting. Met beeldgeneratietools zoals Midjourney werden in korte tijd sfeerbeelden gegenereerd om visuele stijlen te verkennen en bespreekbaar te maken.

Tijdens de demo’s werd ook uitgebreid stilgestaan bij de vertaalslag naar de praktijk: hoe zorg je dat content niet alleen mooi is op een laptop, maar ook werkt op grote schermen en projecties? In Theater Amsterdam, waar schermformaten en aspect ratio’s sterk afwijken van standaard 16:9, werd duidelijk hoe belangrijk het is om hier al in de conceptfase rekening mee te houden. Door in Midjourney bewust te werken met aangepaste beeldverhoudingen, hogere resoluties en upscaling, kan content relatief eenvoudig geschikt worden gemaakt voor ieder gewenst formaat. Zo werd content, zonder tussenkomst van een designer, in een handomdraai op maat gemaakt voor het 500m2 projectiescherm van Theater Amsterdam met 7000 pixels.

Daarnaast werd getoond hoe aanvullende tools, zoals Vectorizer voor logo’s en Topaz Video AI voor bewegend beeld, kunnen helpen om AI-gegenereerde content geschikt te maken voor print, projectie en video. De demo’s maakten duidelijk dat AI-visuals vooral waarde toevoegen wanneer ze vroeg worden getoetst aan schaal en technische context, zodat visuele keuzes niet alleen creatief kloppen, maar ook overeind blijven in de ruimte. Juist omdat AI snel overtuigende beelden oplevert, werd benadrukt hoe belangrijk het is om deze beelden te blijven toetsen aan de fysieke realiteit van een locatie.

Praktische voice-overtoepassing

Een van de andere gave demo’s die voorbij kwam, was een voice-overtoepassing met emotie en narratie in minuten met de tool Elevenlabs, zonder studio, waarmee gesproken tekst automatisch en realistisch werd gegenereerd. DemoClub noemde expliciet dat dit onderdeel met ‘Voice-overs met emotie in minder dan vijf minuten’ gedemonstreerd werd. Een tool die laat zien hoe je audio-content direct kunt produceren met AI zonder technische drempels.

Wat DemoClub laat zien over AI en events

Wat tijdens DemoClub steeds terugkwam, is dat AI vooral waarde toevoegt in de voorbereiding van events. Het maakt ideeën sneller zichtbaar en brengt het gesprek tussen disciplines eerder op gang. Daarmee wordt frictie in een vroeg stadium van het proces verminderd. Maar ook na het evenement kan alle verzamelde data nu in een handomdraai worden ingezet om te evalueren en vooruit te blikken op een volgende editie. 

Tegelijkertijd werd ook duidelijk waar de grenzen liggen. AI kan snel overtuigende beelden en concepten genereren, wat soms leidt tot verwachtingen die in een fysieke eventomgeving niet altijd realistisch zijn. AI houdt geen rekening met zichtlijnen, rigging, publieksstromen of technische haalbaarheid. Die vertaalslag blijft mensenwerk, zeker in complexe locaties waar ruimte, techniek en beleving nauw met elkaar samenhangen.

Wat dit zegt over de toekomst van eventvoorbereiding

De demonstraties tijdens DemoClub maakten duidelijk dat AI zich steeds meer ontwikkelt tot een praktisch hulpmiddel in de voorbereiding van events. Waar toepassingen nu vooral worden ingezet voor ideevorming, visualisatie en het structureren van informatie, ligt de volgende stap in het ondersteunen van planning en besluitvorming.

Denk aan het sneller vergelijken van scenario’s, het doorrekenen van varianten of het voorbereiden van keuzes op basis van eerdere events en beschikbare data. AI kan helpen om patronen zichtbaar te maken en opties naast elkaar te zetten, waardoor gesprekken over programma, capaciteit of inzet van middelen eerder en gerichter kunnen worden gevoerd.

Ook personalisatie speelt hierin een grotere rol. Niet alleen richting bezoekers, maar ook in de voorbereiding zelf. Tools kunnen worden ingezet om content, programma’s of communicatiemiddelen sneller aan te passen aan verschillende doelgroepen of stakeholders, zonder dat dit extra handwerk oplevert. Voor eventteams betekent dit meer flexibiliteit in een fase waarin keuzes vaak nog worden aangescherpt.

Wat daarbij opvalt, is dat deze ontwikkelingen vooral invloed hebben op het tempo van voorbereiding. Waar werkzaamheden eerst op elkaar volgden, kunnen ze nu parallel plaatsvinden. Daardoor ontstaat ruimte om eerder te testen, bij te sturen en varianten naast elkaar te leggen, zonder dat het hele plan al vast hoeft te liggen.

De demo’s lieten zien dat AI daarmee geen losstaande toevoeging is, maar steeds meer verweven raakt met hoe events worden voorbereid. De uitdaging zit niet zozeer in de beschikbaarheid van tools, maar in het bewust inzetten ervan op momenten waar ze daadwerkelijk helpen om overzicht, richting en samenhang te creëren.

Van demo naar praktijk

DemoClub liet zien hoe AI vandaag al wordt gebruikt als praktisch hulpmiddel binnen events. Daarbij werd duidelijk hoe belangrijk context is: tools werken pas echt wanneer ze worden ingezet met begrip van de ruimte én de technische en inhoudelijke randvoorwaarden van een event.

Nieuwsgierig geworden? Xander en Wytze geven regelmatig inspirerende workshops die je kunt vinden op: https://www.partofthenarrative.com/workshops. Ook maken zij workshops op maat voor jouw organisatie en denken zij met je mee over hoe jij AI kunt gaan toepassen in jouw bedrijf.

En benieuwd hoe deze AI-ideeën zich vertalen naar een locatie met meerdere zalen, grote projecties en uiteenlopende technische mogelijkheden? Tijdens een locatiebezoek in Theater Amsterdam laten we graag zien hoe concepten en tools samenkomen in de praktijk, en waar je rekening mee wilt houden bij de verdere uitwerking van jouw event.