Aan het organiseren van een event zit altijd een bepaald doel. Op basis hiervan maak je een Event strategie voor je evenement. Het Event Model Canvas is een model waar je bij de invulling van de strategie gebruik van kan maken. Met het Event Model Canvas vernieuw je of verscherp je de strategie van je evenement.

Voordat het canvas kan worden ingevuld is enige uitleg vereist. Het is namelijk een strategisch management template waarbij evenementen vanuit de basis tegen het licht gehouden worden; idealiter zijn de uitkomsten direct implementeerbaar.

Stap 1: Stakeholders bepalen

Voordat we het template kunnen gebruiken, dienen we te weten voor wie het wordt ingevuld. Zodra de doelgroep is afgestemd, kun je verder. Het volledige canvas wordt namelijk vanuit deze stakeholder geschreven. Indien er meerdere stakeholders zijn, zul je het canvas meermaals kunnen invullen. Delen zullen dan wel overeenkomstig zijn met elkaar.

Stap 2: Entering behaviour

Jouw doelgroep heeft een bepaalde manier van denken en handelen. Die gaan we gedurende deze stap analyseren. Belangrijk is dat jij weet wat bijvoorbeeld het gemiddelde opleidingsniveau is, kennis level, maar ook professionele houding en connecties. Hoe gaat de doelgroep hiermee om in het dagelijks leven? Wat probeert deze persoon uit te stralen? Invulling geven aan deze vragen leidt tot een beter beeld van wie er daadwerkelijk op je evenement gaat komen.

Stap 3: Pains

Jouw doelgroep loopt ergens tegenaan in het leven, zoals iedereen. Wat is voor deze doelgroep een concreet obstakel? Waar gaat deze persoon zich slecht door voelen? Heeft hij/zij angsten, frustraties en dergelijke die een herkenbaar patroon laten zien? Indien je hier weinig kennis van hebt kun je input vergaren door te vragen of je enkele personen binnen de doelgroep mag interviewen om zo hun pains scherp te krijgen.

Stap 4: Expectations

De gewenste doelgroep is misschien eerder bij dergelijke evenementen geweest. Heeft deze hierdoor bepaalde verwachtingen ontwikkeld? Of zijn er toonaangevende invloeden die ervoor zorgen dat de doelgroep een minimale verwachting heeft ten aanzien van jouw evenement? Wat wil de bezoeker na afloop van het evenement voor gevoel of kennis mee naar huis nemen. Dat breng je hier zo goed mogelijk in kaart.

Stap 5: Exiting behaviour

De doelgroep is bij jouw evenement langsgekomen; hoe gaat deze weg? Wat is er veranderd? Heeft deze nieuwe skills ontwikkeld, is de houding veranderd of heeft deze nieuwe connecties opgedaan? Bovenal de vraag; gaat de doelgroep zich na het bezoeken van jouw evenement anders gedragen?

Stap 6: Gains

Waar is de doelgroep specifiek naar op zoek? Iedereen heeft dromen en belangen; hoe gaat jouw evenement hier antwoord op geven? Hoe beter dit in kaart kan worden gebracht, des te beter kan er invulling worden gegeven aan de wensen van jouw doelgroep.

Stap 7: Satisfaction

Zodra het evenement heeft plaatsgevonden, mag je ervan uitgaan dat de bezoeker met een mening terug naar huis gaat. De insteek is dan ook vanzelfsprekend dat deze mening altijd positief is. In dit deel van de canvas stel je derhalve de oprechte vraag: wat gaat deze bezoeker anderen vertellen? Wat was de kwaliteit van de ervaring?

Stap 8: Commitment

Als een bezoeker naar het evenement komt, heeft deze tijd vrij moeten maken om aanwezig te zijn. Er worden altijd alternatieve activiteiten opgegeven om deze tijd vrij te maken. Wat zouden deze activiteiten kunnen zijn op het gekozen tijdstip/datum van jouw evenement? Is dit de moeite waard voor de doelgroep?

Stap 9: Return

De bezoeker heeft zoals eerder vastgesteld bepaalde verwachtingen. Hoe ga jij deze beantwoorden met je evenement? Waar loopt de bezoeker uiteindelijk mee weg? Dit gaat minder om het gevoel zoals ingevuld bij Satisfaction, maar meer om concrete zaken.

Stap 10: Cost

Iemand maakt kosten om het evenement te bezoeken. Wat zijn de gegarandeerde vaste kosten en optionele variabele kosten voor de stakeholder? Dit breng je in dit onderdeel zo goed als mogelijk in kaart. Denk hierbij aan ticketkosten, reiskosten, voedselkosten op locatie etc.

 Stap 11: Revenu

Waar kosten zijn, zijn hopelijk ook inkomsten. De bezoeker heeft enige uitgaven gedaan; wat kan deze daar op termijn voor terugverwachten? Voorbeelden zijn bijvoorbeeld een hoger salaris door nieuwe skills, een nieuwe baan of nieuwe klanten.

Stap 12: Jobs to be done

Men wordt steeds drukker. In onze huidige maatschappij antwoorden mensen snel op de vraag ‘alles goed?’ met ‘Ja, erg druk’. Dit geldt hoogstwaarschijnlijk ook voor jouw stakeholders. Wat staat er op hun to-do lijst?

Stap 13: Promise

Wat is de toegevoegde waarde van het evenement voor de stakeholder? Kan deze ervan uit gaan dat er een reden is om aanwezig te zijn? Het doel van deze toegevoegde waarde is om in te zetten op het verlagen van de pains en versterken van de gains.

Stap 14: Experience journey

We naderen het einde van de event canvas. Zo komen we dan ook bij een belangrijk onderdeel waarmee jij als eventmanager daadwerkelijk inzicht krijgt in de stakeholder. Wat zijn de touchpoints met de stakeholder voor, tijdens en ná het evenement? Waar in de touchpoints gaat het evenement gedrag veranderen bij de stakeholder?

Stap 15: Instructional design

Nu zijn de praktische onderdelen voor de bezoeker aanbod; wat gaat deze leren? Hoe gaat deze de gewenste kennis opdoen? Welke skills, connecties en gedragsveranderingen worden op welk moment gedurende het evenement bewerkstelligd? Hier hoeft geen volledig tijdspad te worden opgesteld; dat is onderdeel van het daadwerkelijke evenementplanning. Je moet hierbij een koppeling maken tussen onderdelen van het evenement en de key-takeaways voor de stakeholder.

Gebruik het Event Model Canvas als basis voor je Event strategie

Alles bij elkaar genomen is het een relatief simpele manier om een succesvolle eventstrategie op te stellen. Misschien is duurzaamheid hierin meenemen een toegevoegde waarde voor jullie bedrijf? Lees dan hier onze blog over hoe je duurzaamheid kunt verwerken in een eventstrategie.

Benieuwd naar hoe Theater Amsterdam kan helpen met invulling geven aan de gewenste uitkomsten van jouw eventstrategie? Vraag gerust een rondleiding aan via events@theateramsterdam.nl.