Checklist voor de veiligheid van uw evenement
Iedere evenementenorganisator weet het: veiligheid is essentieel. Want als u de veiligheid van uw event niet op orde hebt en er gebeurt iets, dan zijn die prachtige locatie en indrukwekkende gastenlijst ineens helemaal niet meer zo belangrijk. Deze handige checklist helpt u bij het opstellen van een veiligheidsplan, zodat u een veilig en ontspannen evenement kunt neerzetten.
Waarom een veiligheidsplan cruciaal is
U denkt er waarschijnlijk liever niet aan, maar bij een evenement kan veel misgaan. Denk aan calamiteiten zoals brand of bezoekers die onwel worden. Maar er kunnen ook kleinere dingen gebeuren, zoals een opstopping bij de parkeerplaatsen of de ingang. Om op alle mogelijke scenario’s voorbereid te zijn, is het verstandig een veiligheidsplan op te stellen. In dat plan brengt u alle risico’s in kaart. Ook legt u uit hoe u daar als organisator op inspeelt. Is iedereen binnen uw organisatie op de hoogte van dit plan en zijn of haar taak? Dan is de kans veel kleiner dat er echt vervelende dingen gebeuren.
Checklist voor de veiligheid van uw evenement
Bij het opstellen van een veiligheidsplan komt veel kijken. Deze checklist helpt u om alles puntsgewijs na te lopen.
1. Om wat voor evenement gaat het?
In uw veiligheidsplan brengt u eerst de meest essentiële informatie over het evenement in kaart. U geeft antwoord op vragen als: wat is de aard van het event? Wie organiseert het en wie zijn de contactpersonen? Wanneer vindt het evenement plaats en op welke locatie? Hoe steekt het programma in elkaar? Hoeveel mensen komen erop af, wat zijn de piekmomenten en wat voor publiek is het? Voeg in de bijlage altijd een plattegrond van de evenementlocatie toe.
2. Is er een medisch en gezondheidskundig plan?
In het medisch en gezondheidskundig plan beschrijft u hoeveel EHBO’ers en andere hulpverleners u inzet en waar de EHBO-post is. Is die post goed te bereiken voor ambulances? In verband met de hygiëne gaat u na hoe de sanitaire en drinkwatervoorzieningen geregeld zijn en wat er met afval moet gebeuren.
3. Is er een beveiligingsplan?
Heeft uw evenement beveiliging nodig? Beschrijf dan in het beveiligingsplan wie daarvoor worden ingezet en op welke manier. Hoeveel beveiligers lopen er op het evenement rond? Onder het beveiligingsplan vallen ook maatregelen voor crowdmanagement. Is er duidelijke bewegwijzering van de routes op het terrein of in de locatie? Kan het publiek eventueel in fases in- en uitstromen?
4. Is er een brandbeveiligingsplan?
Ga na of de evenementenlocatie bereikbaar is voor de brandweer en waar de nooduitgangen zijn. Zijn vluchtroutes duidelijk aangegeven en wat voor brandblusapparatuur is er aanwezig? Kleedt u het podium aan of zet u standjes neer? Houd er dan rekening mee dat die aan brandveiligheidseisen moeten voldoen. Ze mogen bijvoorbeeld niet van brandbaar materiaal zijn gemaakt.
5. Is er een verkeersplan?
In het verkeersplan legt u vast welke maatregelen u inzet om het verkeer te reguleren. Via welke wegen komt het publiek aan en wat is de vertrekroute? Is de route voor hulpdiensten vrij van obstakels? Waar kunnen bezoekers parkeren? En zet u verkeersregelaars in?
6. Is er een ontruimingsplan?
Ondanks alle maatregelen kan het nog altijd voorkomen dat het evenement ontruimd moet worden. Bijvoorbeeld bij een brand. Dat is een stressvolle situatie. Daarom is het belangrijk vooraf te bepalen wie de eindbeslissing neemt over een ontruiming en wie er de leiding over heeft. Ga alvast na hoe de ontruiming het beste zou kunnen verlopen en hoeveel tijd het zal kosten.
7. Wat zijn mogelijke risico’s?
Om op álles voorbereid te zijn, is het slim scenario’s uit te werken waarin u beschrijft wat er bij bepaalde calamiteiten moet gebeuren. Denk aan situaties zoals plotselinge grote drukte, brand, stroomuitval, een bommelding of extreem weer. Bepaal wie op dat moment welke taken heeft. En bedenk wanneer de hulpdiensten ingeschakeld moeten worden en hoe zij worden begeleid naar de plek des onheils.
Allerlaatste checks
Alle punten van de checklist nagelopen? Dan is het ten slotte belangrijk dat iedereen op de hoogte is van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden. Vergeet daarbij niet om duidelijke afspraken te maken over de communicatie voor, tijdens en na het evenement. Allemaal gedaan? Dan bent u klaar voor een gezellig en ontspannen event, waarbij het veiligheidsplan hopelijk helemaal niet nodig is!
Evenement organiseren in Theater Amsterdam? Het team van Theater Amsterdam beantwoordt al uw vragen over de veiligheid van uw event. Nu alvast meer weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.